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Cómo realizar el registro de jornada laboral de trabajadores

Tras la implantación del Real Decreto 8/2019, el 8 de marzo de 2019, todas las empresas pasaron a tener como obligación el registrar la jornada laboral de todos sus trabajadores. 

El objetivo principal de esta medida es eevitar la realización de horas extraordinarias no remuneradas al trabajador. De esta forma, la ley permite al empleado acreditar las horas trabajadas que, en caso de ser superiores a las establecidas en el contrato, deberían ser compensadas económicamente.

Pero… ¿sabemos realmente cómo realizar el registro de jornada laboral de trabajadores? Te contamos todos los detalles.

Qué es el registro de jornada laboral de trabajadores

El registro de la jornada laboral es la documentación de las horas que un trabajador emplea en cumplir con sus obligaciones laborales. 

El número de horas no podrá ser superior a 8 diarias y 40 semanales. Esto puede modificarse por convenio colectivo, aunque siempre debe respetarse el tiempo de descanso entre jornadas.

Todo estos datos relacionados con el control horario de los empleados están amparados bajo las condiciones y garantías que establece el RGPD y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDP).

El registro debe ser conservado durante al menos 4 años y estar siempre a disposición de los trabajadores, sus representantes legales, la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social.

Si en el proceso de control horario interviene un tercero, como puede ser la empresa propietaria de la aplicación informática utilizada, este estará también obligado a cumplir con todas estas obligaciones.

Qué datos recoge el registro de la jornada laboral

En la propia ley se estipula que los datos a registrar serán tanto el inicio como la finalización del horario de trabajo. Este debe ser registrado de manera diaria.

Una variante que se puede dar es que la empresa realice el registro mediante huella dactilar. En este caso, según el RGPD, los datos biométrico cuentan con una proteción especial y se deberá informar a los trabajadores, realizar una evaluación de impacto sobre estos datos y registrar las actividades de tratamiento.

Además de las jornadas laborales, se deben contabilizar las extralaborales, en caso de existir. Según la ley, las empresas estarán obligadas a pagar al trabajador cuando se superen las 80 horas extraordinarias por año. No compatibilizarán para este total las realizadas para prevenir o reparar daños extraordinarios y urgentes.

Registro de la jornada laboral según el tipo de trabajador

Hasta ahora, hemos hablado del registro de la jornada laboral de trajadores por cuenta ajena en una situación en la que asiste a la oficina y trabaja 8 horas de manera continuada. Esta es posiblemente la situación más común, pero también se contemplan otras opciones que requieren de reglas particulares:

  • Los trabajadores autónomos, cooperativas y trabajadores de alta dirección están exentos de fichar. En caso de tener contratados a otros trabajadores, sí deben llevar el registro de sus asalariados.
  • Los trabajadores desde casa o teletrabajadores sí tienen obligación de fichar y el empresario debe acordar con ellos el método de registro horario.
  • Los trabajadores por ETT realizarán el mismo registro de la jornada que los demás trabajadores de la empresa.

Tipos de registro horario de la jornada laboral

Si bien el Estatuto de los Trabajadores impone el registro horario a todas las empresas con asalariados, no especifica la forma en que este debe realizarse. 

El método por el cual se anotarán las horas debe decidirse de mutuo acuerdo entre empresa y trabajador, tratando siempre de alcanzar el sistema que más favorecerá a la empresa.

Los dos métodos más comunes hasta el momento son el escrito y el electrónico.

Control horario de los trabajadores por escrito

El control horario por escrito consiste en la firma de unas hojas con las horas de inicio y fin de la jornada laboral, además de los tiempos de descanso. Es la más común, sobre todo en pequeñas empresas donde el número de empleados es controlado.

Las hojas a rellenar por los trabajadores no están estandarizadas, por lo que podrán ser creadas por la propia empresa. Al ser registrado manualmente por los propios empleados se adapta perfectamente a un horario flexible. Eso sí, la fiabilidad de los dato registrados dependerá únicamente de la honestidad del trabajador, pues será muy difícil de controlar la veracidad.

Control horario de los trabajadores de forma electrónica

El otro método por el que el registro horario se puede llevar a cabo es el electrónico. En este caso, el control correrá cargo de un dispositivo que grabará el inicio y el final de la jornada en un programa de PC. 

Dentro de este método, las variantes son infinitas, aunque lo más usual es que al trabajador se le entregue un chip, una pulsera o una tarjeta que registrará diariamente las entradas y salidas del espacio de trabajo.

Algunas otras opciones son también las huellas dactilares o el registro manual, que en este caso se realizaría en una aplicación o programa informático.